ECMの主な活用事例トップ5

ECMの重要性

エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント・システム（ECM）は、組織がコンテンツや情報を効率的に管理するのを支援します。

データ主導型のマーケティングが主流となる中、コンテンツ管理システムの利用はますます広がっています。ECMを導入することで、紙の文書を管理する際の手間を軽減できます。

理想的なECMが備えるべき有用な機能を、以下に挙げました。

ECMの重要性を確認したところで、そのメリットをより深く理解するために、ECMの代表的な活用事例をいくつか見ていきましょう。

サノフィ・アベンティス

サノフィ・アベンティスは、先進的な研究開発（R&D）体制で知られるフランスの多国籍製薬企業です。同社は、情報を収集・処理するための統合的なシステムを構築したいと考えていました。

そこで同社はSharePointを活用し、専門家と従業員をつなぐソーシャルプラットフォームを構築することにしました。このプラットフォームは、必要なコンテンツへのアクセスも支援するものでした。

この企業向けコンテンツポータルの導入により、同社は従業員のエンゲージメントを向上させることができました。また、画期的な研究文書を共有・評価し、新たなアイデアの創出を促進する統合的なシステムを構築することも可能になりました。

部門やプロジェクトごとに設けられたこれらのソーシャルコミュニティサイトは、大きな成功を収めました。同社は、業務ワークフローを定義・管理できるポータルを構築したのです。

さらに、このポータルを通じて、今後の研究プロジェクトに向けた新しいアイデアをブレインストーミングすることも可能になりました。

フロスト・バンク（Frost Bank）

フロスト・バンクは、テキサス州サンアントニオを拠点とする銀行であり、遺産および信託の管理業務を専門としています。同社の事業の中核にあるのは、顧客との長期にわたる関係構築です。

2017年12月まで、同社は紙ベースの文書管理を主としていましたが、その体制は既存業務の改善や革新を妨げる要因となっていました。

信託関連の記録はすべて紙で管理されていたため、多大な手間が生じていたほか、膨大な紙の文書を管理すること自体が困難になりつつありました。

そこで同銀行は、文書処理プロセスのデジタル化を実現するためにPyramid Solutions社と提携しました。この提携により、銀行は掲げていた目標の大部分を達成することができました。

その目標には、管理業務の迅速化と簡素化、文書処理プロセスの統一、そして場所を問わないアクセス環境の実現などが含まれていました。さらに、コンプライアンス要件の遵守や、物理的な保管スペースの削減といった点も重要な目標とされていました。

ケント郡

ミシガン州西部に位置するケント郡は、同州で4番目に人口の多い郡であり、日々膨大な数の請求書を処理しています。

テクノロジーの活用が進むにつれ、業務プロセスの管理が複雑化・困難になってきたため、同郡はPyramid Solutions社およびIBM Datacapと提携し、プロセス管理の効率化を図ることとしました。

システムに入力される文書の量は膨大でしたが、今回の連携により、ワークフローの設計、管理、および改善が可能になりました。

プロセス管理の効率化は、単にワークフローの改善に寄与しただけでなく、従業員の生産性向上や業務時間の短縮にもつながりました。

その他のメリットとして、データ処理とデータ検証の自動化、そして処理時間の短縮などが挙げられます。

Plustek

Plustek Inc.は、イメージングおよび監視ソリューションを提供する世界的なリーディングカンパニーの一つであり、主に企業向けセキュリティ機器の製造を専門としています。同社は、事業の技術基盤を刷新するために多大な投資を行ってきました。

同社は、ワークフローの集約と記録管理システムの簡素化という重要な課題に直面していました。そこで、業界標準のECM（エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント）を導入するため、Square 9 Softworks社との提携を決定しました。

Square 9 Softworks社が提供するAPIを活用することで、Plustek Inc.は「GlobalSearch」と「eScan」を統合することが可能になりました。

これにより、業務プロセスを効率化するコンテンツ管理ポータルの構築や、必要に応じたワークフローの柔軟な変更が実現しました。

さらに、世界中の従業員や顧客が、権限に応じたコンテンツへ容易にアクセスできるようになりました。

ECMへの移行は、同社の生産性向上とユーザーエクスペリエンスの改善に大きく貢献しています。

バレー・ナショナル・バンク

バレー・ナショナル・バンクは、米国を代表する銀行の一つです。同行は従来、紙の文書を中心とした業務を行っていましたが、紙ベースのシステムに依存していたために、監査の際に多くのトラブルに直面していました。

そこで同行は、すべての文書を電子化し、紙ベースのシステムに伴う煩雑さを解消するために、ECM（エンタープライズ・コンテンツ管理）の導入を決定しました。この課題を解決するパートナーとして選ばれたのが、Square9社の「GlobalSearch ECM」です。

この導入により、監査人に対して必要な文書を適時かつ効率的に提供できるようになりました。

電子化の全工程は所定の期間内に完了しました。その結果、導入初年度から年間15万ドルのコスト削減を実現しました。

さらに、従業員の生産性向上や、重複する業務にかかる時間の削減にもつながりました。

前述のECM（エンタープライズコンテンツ管理）の活用事例から、以下のことが可能になると言えます。

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